Meine erste Retrospektive

Kannst du dich eigentlich noch an deine erste Retro erinnern? Ich mich noch ziemlich genau, denn sie ist nicht so lange her, nämlich an diesem Pfingstwochenende. Falls ihr euch jetzt fragen solltet, warum ich am Wochenende, das nebenbei auch ein Feiertag ist, eine Retro moderiere, sollte ich mal kurz erklären, dass sie mit meinen Eltern war, quasi als Familie. Aber irgendwo muss man ja anfangen, nicht wahr? Ich möchte euch jetzt einmal auf die Reise der Entstehung mitnehmen, von der Planung bis zum Feedback.

Für diejenigen, die nicht wissen was eine Retro, oder in der Langform Retrospektive, ist, möchte ich das einmal kurz erklären. Bei der Retrospektive im Scrum geht es darum herauszufinden, wie der letzte Sprint lief und was man im nächsten verbessern muss.

Eine Retro besteht normalerweise aus fünf Phasen:

1. Rahmenbedingungen schaffen („Set the Stage“)

2. Informationen sammeln („Gather Data“)

3. Erkenntnisse gewinnen („Generate insights“)

4. Entscheiden, was zu tun ist („Determine action“)

5. Abschluss („Closing“)

In den Klammern befinden sich jeweils die „originalen“ Bezeichnungen, da ich die deutschen Übersetzungen nicht immer komplett treffend finde.

Zu Beginn ging‘s für mich natürlich erst einmal darum, mich zu informieren.

Die fünf unterschiedlichen Phasen haben auch unterschiedliche Aufgaben. Fangen wir einfach mal an, mit dem, was ich so gelernt habe.

Beim „Rahmenbedingungen schaffen“ geht es noch nicht zwingend um inhaltliche Themen, sondern vielmehr darum, die Teilnehmer ein bisschen aus dem Alltagsstress zu holen und sie auf die Retro einzustimmen, wie das Check-In bei einem Meeting.

Dann geht’s weiter mit dem „Sammeln von Informationen“. Also nur stupides Zusammentragen von dem, was passiert ist, von dem was gut lief sowie dem was weniger gut lief. Dabei sind Fakten und Zahlen King.

Nun kommt das „Erkenntnisse gewinnen“. Hierbei wollen wir nun rausfinden, warum das was gut/schlecht lief so gelaufen ist. Hierbei ist besonders knifflig, dass man nicht nur Symptome behandelt, sondern wirklich versucht die Ursachen zu finden.

Wir kommen dem Ende immer näher, denn jetzt muss entschieden werden, was zu tun ist. Es werden möglichst realistische und umsetzbare Ideen entwickelt, um den gefundenen Ursachen zu Leibe zu rücken. Die werden dann schon im nächsten Sprint umgesetzt.

Zu guter Letzt kommt dann noch der Abschluss. Man schließt die Retrospektive ab, dokumentiert alles und entlässt die Leute sozusagen wieder, um ihren eigenen Dingen nachzugehen, auch Feedback kann hier gegeben werden.

Jetzt aber wieder zu meiner Retro. Ich habe eben im Laufe der Recherchen das oben Notierte herausgefunden. Der nächste Schritt war dann, nach Methoden für die einzelnen Phasen zu suchen. Das war einer der schwersten Schritte für mich, denn es gibt vor allem im Internet tausende Methoden und ich war komplett überfordert. Ehrlich gesagt bin ich es immer noch. Es gibt zwar viele Tools mit unendlichen Möglichkeiten (z.B. Retromat), aber für Anfänger würde ich empfehlen, sich eine Seite zu suchen, auf der man schon eine fertig zusammengestellte Retro mit bestenfalls einfacheren Methoden findet, wie zum Beispiel Agile Retrospective Resource Wiki. Letztendlich habe ich mich für folgende Methoden entschieden:

Zu Beginn - also „Set the Stage“ - sollten alle den letzten Sprint in 3 Worten wiedergeben. (Im Fall meiner Eltern war das übrigens nicht wirklich ein Sprint, sondern der Bau eines Schränkchen, der betrachtet wurde.) Das hat ganz gut geklappt.

Dann habe ich versucht, eine Art Themenretro daraus zu machen (Spoiler: lief nicht so gut, Nachmachen nicht empfohlen). Dafür sollten alle einen Eintrag für einen imaginären Reiseblog schreiben der die 4 Ls enthält:

• loved - Was hat dir gut gefallen?

• learned - Was hast du gelernt?

• lacked - Was hast du vermisst?

• longed for - Wonach hast du dich gesehnt?

Dabei sind meine Eltern mit dem Reiseblog nicht so gut klar gekommen und wussten erstmal nicht, was sie machen sollten. Außerdem fand ich es schwierig, den Unterschied zwischen "lacked" und "longed for" zu erklären. Ich habe dann gesagt, dass "lacked" für konkrete Sachen, die gefehlt haben, steht. Also sowas wie ein Schraubenschlüssel und "longed for" mehr so für die Umstände ist, also zum Beispiel zu wenig Zeit oder zu wenig Platz in der Garage oder so. Damit hat dann auch diese Phase ganz gute Ergebnisse gebracht.

Danach habe ich diese Reisemetapher weitergesponnen. Denn die Methode bestand darin den Kurs für ein Schiff zu setzen, also zu sagen, wo ein Schatz ist und wo eine Klippe, wo man den Kurs halten und wo man ihn wechseln sollte. Das ist „Generate Insights“. Auch damit haben sich meine Eltern erstmal etwas schwer getan, weil sie nicht gleich verstanden haben, wie das mit der Klippe gemeint war.

Für „Determine Actions“ habe ich eine Methode gewählt, bei der man einen Baum ans White Board/Flipchart zeichnet und dann das Team bittet die Ergebnisse und Ideen aus dem vorherigen Schritt je nach Schwierigkeit höher oder tiefer an den Baum zu hängen ( dabei gilt je höher, desto schwerer). Das hat wieder super geklappt.

Abgeschlossen habe ich mit einer simplen Feedbackrunde. Alle konnten ihr Feedback zu allen oder zu einzelnen Personen auf einen Post-It zu schreiben, der an das Whiteboard geklebt wurde.

Wenn es ums Halten geht, kann ich euch nicht so viele Tipps ans Herz legen, denn ich habe ja bis jetzt nur diese eine Retro gehalten und auch wenn die nur im Familienkreis war, war ich selbst verdammt aufgeregt. Ich versuch aber trotzdem mal ein paar Tipps zusammenzufassen. Allerdings denke ich, dass Tipps wie „einfach ruhig bleiben“, oder „mach Dir einfach keine Sorgen“ nur so semi-hilfreich sind. Mir haben sie zumindest bislang noch nie geholfen. Ich versuche eher, mir immer wieder vor Augen zu führen, dass meine Aufregung von den anderen viel weniger wahrgenommen wird, als ich denke. Aber ich möchte dir noch etwas sagen, was dich vielleicht zumindest ein bisschen aufmuntern könnte, wenn du auch aufgeregt bist bevor du deine erste Retrospektive halten sollst. Es ist völlig ok und normal vor neuen Situationen nervös zu sein oder sogar Angst zu haben. Eigentlich ist es sogar etwas Gutes. Es zeigt, dass dir die Sache am Herzen liegt und du auf jeden Fall gute Arbeit leisten willst. Und das ist doch eine tolle Sache.

Auch das Halten der Retro finde ich sehr individuell. Wenn du gerne Moderationskarten benutzt, dann benutze sie, wenn du dich ohne wohler fühlst, dann eben nicht. Ich benutze selber zum Beispiel keine, ich persönlich habe herausgefunden, dass sie mich nur nervös machen und mich dazu verleiten die ganze Zeit mit ihnen herumzuspielen. Was ich dir allerdings ans Herz legen würde, ist sich für die einzelnen Phasen vorher passende Timeboxen zu überlegen und einen für alle gut sichtbaren Timer aufzustellen. Meistens soll das Team seine Gedanken in einem festen Zeitrahmen zu Papier bringen. Da wäre es gut, wenn jeder weiß, wie viel Zeit noch bleibt. Auch ein Kaffee und ein paar Kekse kann ich wärmstens empfehlen - und das nicht nur, weil ich ein absolutes Cookie-Monster bin -sondern auch weil es einfach die Stimmung auflockert.

Dann hoffe ich, dass dir der Artikel irgendwie helfen konnte und wenn du auch bald deine erste Retro hält, dann auf jeden Fall viel Glück und Spaß. Und eine letzte Sache, sosehr ich diesen Spruch selber hasse, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen!

Pst ... Wenn du aus Berlin bist und gern regelmäßig neue Retro-Varianten und andere Methoden und Tools ausprobieren möchtest, dann ist vielleicht der Agile Salon etwas für dich.