3 Tools für Remote-Retrospektiven
Als erstes möchte ich voraus schicken, dass ich ein bekennender Fan von Vorort-Retrospektiven bin. Stimmungen lassen sich viel besser einfangen und Elefanten viel schneller erspüren, wenn alle in einem Raum sind. Alle in einem Raum lässt sich jedoch aus den unterschiedlichsten Gründen nicht immer realisieren, z.B. wenn das Team über das ganze Land oder gar den ganzen Kontinent verteilt ist oder wenn das Team sich drauf geeinigt hat, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Das sollte jedoch kein Grund dafür sein, auf Retrospektiven zu verzichten. Deshalb habe ich dir hier eine kleine Übersicht mit möglichen Tools für deine nächste Remote-Retrospektive zusammengestellt.
Scrumlr ist ein einfach zu bedienendes Tool, und kommt mit einigen Retro-Vorlagen daher. Neben einer einfachen Retro á la "Was lief gut? Was kann verbessert werden?" stehen Templates für
Lean Coffee,
Mad/Sad/Glad,
Start/Stop/Continue,
Keep/Add/Less/More,
Plus/Delta und
4L (Loved, Learned, Lacked, Longed for)
zur Verfügung.
Scrumblr bietet ein Board, auf dem entsprechend der Kategorie Karten abgelegt werden können. Die Retrospektive folgt drei Phasen - write, vote, discuss. Die Karten können geclustert werden. Diese Funktion finde ich persönlich nicht so gelungen, da man dem Cluster keinen Namen geben kann und anschließend nur noch die obere Karte sieht.
Der Initiator der Retrospektive kann die einzelnen Phasen beenden und die nächste Phase starten. Die Teilnehmer können über einen "Mark as done"-Button signalisieren, dass sie fertig sind. In den Einstellungen gibt es für den Initiator drei vordefinierte Timer für 3, 5 und 10 Minuten. Im Voting hat jeder Teilnehmer unbegrenzt viele Stimmen. Der Initiator muss also etwas aufpassen, dass damit kein Schindluder getrieben wird.
Einen großen Vorteil von Scrumlr sehe ich darin, dass sich weder Initiator noch Teilnehmer registrieren müssen. Als Initiator wähle ich einfach eine Methode aus und schicke dann über die "Share"-Funktion den Link an meine Teilnehmer. Alle Teilnehmer bekommen erstmal einen Fantasie-Namen á la "Brilliant Butterfly" oder "Curly Crow", den sie dann unter "Settings" bei Bedarf ändern können.
In der letzten Phase der Retro gibt es zusätzlich zu den Spalten gemäß der gewählten Methode (also z.B. Mad, Sad und Glad) noch eine weitere Spalte für Action Items, um eben genau diese schriftlich zu erfassen. Der Initiator kann am Ende die Ergebnisse in eine PDF-Datei exportieren und das Board dann komplett löschen, so dass - zumindest laut Datenschutzerklärung - keine Datenspuren mehr zu finden sein sollten.
Fazit
Scrumlr.io hat zwar nur eine sehr schmale Auswahl an unterschiedlichen Methoden, die letztendlich auch alle ähnlich funktionieren, ist aber dafür auch wirklich einfach zu benutzen. Selbst ohne große Vorbereitung hat man in wenigen Minuten eine Remote-Retro aufgesetzt und nach meiner Erfahrung kommen auch weniger technikaffine Teilnehmer gut damit klar. Durch die Exportfunktion hat man sofort eine Dokumentation und Boards können unmittelbar nach der Retro gelöscht werden. Dafür, dass man bei Scrumlr nicht mal mit seinen Kontaktdaten zahlen muss, ist der Funktionsumfang mehr als ordentlich. Allerdings wird dem Kenner bereits aufgefallen sein, dass die angebotenen Methoden sich nur auf die Phasen "Daten sammeln", "Einsichten generieren" und "Aufgaben ableiten" beziehen. Wer zusätzlich noch ein Check-In und ein Check-out machen möchte, muss sich darum gesondert kümmern.
Retrium ist ein kommerzielles Tool, das deutlich mehr Funktionsumfang mitbringt. Im kleinsten Tarif (Team) kostet ein Teamraum aktuell (01/2023) $39. Ein Teamraum kann mit beliebig vielen Teilnehmern genutzt werden und alle Ergebnisse bleiben dort erhalten, wenn sie nicht manuell gelöscht werden.
Für klassische "Spalten-Retros" kommt Retrium mit ziemlich exakt denselben Templates daher, wie auch Scrumlr. Allerdings gibt es bei Retrium zusätzlich die Möglichkeit, sich ein Template mit eigenen Spalten zu erstellen.
Neben der klassischen Spalten-Retro bietet Retrium noch eine Vielzahl an Teamradars mit unterschiedlichem Themenfokus. Themen sind u.a. Remote Work, Team Happiness, Development process, Scrum Values, ...
Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit, ein individuelles Radar mit eigenen Dimensionen zu erstellen. Die bereits vorgefertigten Templates können ebenfalls durch zusätzliche Dimensionen ergänzt werden.
Der Ablauf einer Retrospektive folgt bei Retrium einem Vier-Phasen-Modell: Think - Group - Vote - Discuss. Action Items werden wie auch bei Scrumlr in einer zusätzlichen Spalte in der letzten Phase festgehalten. Es gibt einen frei einstellbaren Timer und der Initiator kann zwischen den einzelnen Phasen hin und her schalten.
Das Gruppieren von Karten ist in Retrium deutlich besser gelöst. Es kann ein Name pro Gruppe vergeben werden und bei Klick auf die Gruppe wird der Kartenstapel auseinander genommen, so dass man die einzelnen Karten wieder lesen kann. Für das Voting hat jeder Teilnehmer standardmäßig zwei Stimmen. Der Action-Plan kann als CVS-Datei exportiert werden, was den Vorteil hat, dass die Ergebnisse noch bearbeitet oder in ein internes Wiki importiert werden können.
Fazit
Hat man die Herausforderung, regelmäßig Remote-Retrospektiven und andere Remote-Workshops durchzuführen, beispielsweise weil das Team über mehrere Standorte verteilt ist, ergibt es durchaus Sinn, in Retrium zu investieren.
Echometer ist ein Tool, das in Zusammenarbeit mit der Uni Münster entstanden ist. Das Tool fokussiert nicht nur auf die Durchführung von Retrospektiven - auch wenn die Vision in Anlehnung an die alte Mircrosoft-Vision lautet "Eine Retrospektive in jedem Team".
Die Gliederung in Workspaces und Teams ist ähnlich wie bei Retrium, nur in hübsch (IMHO). Beim Anlegen kann ein Team einem oder mehreren Entwicklungsbereichen zugeordnet werden. Zur Verfügung stehen:
Teams entwickeln
Agile entdecken
Scrum meistern
Führungsteams
Remote-Teams
Diese Bereiche dienen wohl dazu, passende Fragen für die Retrospektiven vorauszuwählen. Das kann aber auch im Nachgang noch geändert werden. Die besagten Fragen sind anschließend im Teambereich als sogenannter Itempool zu finden. Dieser gliedert sich in die drei Bereiche Agilität, Angewandte Psychologie und Funktionsbereiche.
Für die Retrospektive an sich stehen 12 Formate zur Verfügung, die sich angenehm von den üblichen Verdächtigen bei solchen Tools abheben. Neben den Klassikern "Gut & Schlecht", "Lean Coffee" und "Keep, Start, Stop" stehen noch folgende Templates zur Verfügung:
Happy, Wondering, Sad
Hörensagen
Antrieb & Bremse
Harry Potter
Pandemie
Zeit Management
Lernerfahrungen
Segelboot (ok - auch ein Klassiker)
Nachrichtenmagazin
Als erstes entscheidet man sich für ein Template. Da sich das Format der Retrospektive nach den fünf Phasen (Check-In, Daten sammeln, Einsichten gewinnen, Aufgaben ableiten, Check-Out) richtet, ist der nächste Schritt die Konfiguration des Check-Ins.
Für das Check-In steht eine Auswahl von neun Fragen zur Verfügung, aus denen man entweder selbst eine auswählen oder den Zufallsgenerator entscheiden lassen kann. Die Fragen sind recht klassisch gehalten, z.B. "Was für einen Tag hattest du heute bis jetzt?" oder "Nenne eine Sache, die dich in letzter Zeit positiv überrascht hat.". Alternativ können auch eigene Fragen erstellt werden.
Der nächste Vorbereitungsschritt unterscheidet sich stark von anderen Tools. Da Echometer sich nicht nur als Retrospektiven- sondern auch als Teamentwicklungstool versteht, werden als nächstes die sogenannten Skala-Items ausgewählt. Damit soll ermittelt werden, wie der aktuelle Zustand des Teams ist. Die Skala-Items gliedern sich nochmal in Team-Items (nur für das betreffende Team sichtbar) und Echo-Items (für alle Teams im Workspace sichtbar). Die einzelnen Items sind als Aussagen formuliert, zu denen man den Grad der Zustimmung angeben kann. Als Skala-Items können beliebig viele Aussagen aus dem oben bereits erwähnten Itempool ausgewählt werden. Diese Aussagen zielen auf unterschiedliche Bereiche der Teamentwicklung ab. Hier einige Beispiele:
"Meine Arbeit und mein Privatleben lassen sich gut miteinander vereinen."
"Informationen werden in meinem Team offen und ungefiltert ausgetauscht."
"Wir bilden mit unseren digitalen Tools alle Anforderungen ab, die wir für verteiltes Arbeiten in unserem Team haben."
Die Abfrage der Skala-Items wird bereits mit der Einladung zur Retrospektive verschickt und kann nur im Vorfeld beantwortet werden. Dadurch liegen die Ergebnisse zu Beginn der Retrospektive bereits vor und können gegebenenfalls dort thematisiert werden. Die Ergebnisse der Abfragen werden archiviert, so dass die Entwicklung über eine längere Zeit sichtbar wird.
Der nächste Bereich ist die Vorbereitung der Phase zum Sammeln der Daten. Ich habe zum Testen das Harry Potter Template ausgewählt. Dort werden mir für die Datensammlung folgende Fragen vorgeschlagen:
Was ist unser Feuerblitz, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen?
Welche überraschende Nachricht hatte die Posteule Hedwig im Gepäck für uns?
Was würdest du - bezogen auf deine Arbeit - sehen, wenn du in den Spiegel Nerhegeb schaust?
Welche Erinnerung würdest du gern in einem Denkarium speichern?
Auch diese Fragen können angepasst werden (und sind für die zwei oder drei Menschen auf der Welt, die bei Harry Potter nicht so ganz im Stoff stehen, sicher auch etwas erklärungsbedürftig).
Die Phasen "Generate Insights" und "Decide, what to do" werden offenbar nicht zusätzlich methodisch unterstützt, denn als nächster Vorbereitungsblock ist bereits "Check-Out" angesagt. Dieser funktioniert analog zum Check-In. Hat man auch hier die entsprechende Frage ausgewählt, ist die Vorbereitung der Retro abgeschlossen und die Einladungen gehen per Mail an die hinterlegten Teammitglieder raus.
Auf der Willkommensseite der Retrospektive wird die oberste Direktive angezeigt. Die Antworten für die Check-In-Frage werden am virtuellen Whiteboard gesammelt. Die virtuellen Stickies sind erstmal nur für jeden selbst sichtbar und müssen aktiv "aufgedeckt" werden, damit alle Teammitglieder sie sehen.
In der "Gather Data"-Phase schreibt man keine Stickies mehr, sondern hat ein Textfeld, um Gedanken aufzuschreiben. Prinzipiell ist es aber die gleiche Logik - privat schreiben und dann aktiv teilen.
Danach schließt sich komischerweise das Review offener Maßnahmen aus der Vergangenheit an, die man entweder verwerfen, weiter verfolgen oder abschließen kann. Als nächstes kommt dann das Voting. In diesem Schritt können sowohl die Beiträge aus der "Gather Data"-Phase als auch die Items aus der Skala-Items-Umfrage gevotet werden. Maßnahmen sollen dann offenbar in offener Diskussion abgeleitet werden und können systematisch erfasst werden. Dabei ist die Struktur - Titel, Details, Verantwortlich - fest vorgegeben.
Im Check-Out soll dann die vorbereitete Abschlussfrage beantwortet werden, wobei das nicht mehr durch ein Whiteboard oder ähnliches unterstützt wird. Hier soll wohl einfach nur gesprochen werden.
Im Arbeitsbereich gibt es einige Möglichkeiten zur Interaktion, die da sind
Hand heben,
Applaus,
Daumen hoch und runter und
Nächstes Thema, bitte.
Für den Moderator gibt es einen Timer, auch hier vordefiniert und anpassbar. Außerdem kann ich als Moderator jeder Zeit ein neues Whiteboard öffnen.
Das Pricing gestaltet sich folgendermaßen:
Echometer ist für bis zu 12 Nutzer & 2 Teams kostenlos. Die Bezahlversion wird im Preismodell "Teamentwickler" mit 8€ pro Nutzer und Monat abgerechnet. Im Modell "Agile Enterprise" werden 12€ pro Nase und Monat aufgerufen. Dafür bekommt man ein persönliches Onboarding und es gibt die Möglichkeit des SSO.
Fazit
Für mich ist das Tool ein Silberstreif am deutschen Digitalhimmel. Die Aufmachung kommt modern daher und Echometer versucht, sich von den anderen Online-Retro-Tools abzusetzen. Die Platzierung der Maßnahmenanlyse nach dem Sammeln der Informationen ergibt aus meiner Sicht wenig Sinn. Da man aber zwischen den Phasen hin und her springen kann, lässt sich dieser kleine Schönheitsfehler leicht umgehen. Durch die zahlreichen Tipps, die immer wieder eingeblendet werden, ist das Tool besonders für Junior Scrum Master eine gute Hilfe, ebenso für Teams, die viel oder immer remote zusammenarbeiten. Zusätzlich kann mit den Skala-Item-Abfragen eine Art Kulturbarometer aufgebaut werden und die Daten bleiben in Deutschland.
BTW: Wenn Sie Unterstützung bei der Durchführung einer Retrospektive brauchen, sei es Remote oder Face-to-Face, dann kontaktieren Sie uns oder buchen unverbindlich einen Beratungstermin mit einem unserer Experten. Wir freuen uns auf Sie.
